In vielen Unternehmen sind oft viele und wichtige Wissensbestandteile auf eine relativ geringe Zahl von Individuen konzentriert. Das Wissen fliesst nicht.

Es stimmt zwar, das dies immer so war, heute ist es aber ein Problem geworden. Warum? Der Grund ist ganz einfach, dass Mitarbeiter immer stärker auf gegenseitige Hilfe angewiesen sind. Dadurch ist Wissensaustausch eine wirtschaftliche Notwendigkeit geworden.

Erst durch Austausch kann das individuelle Wissen zu fliessen beginnen, an anderen Orten im Unternehmen seine Wirkung entfalten und zu kollektivem Wissen werden.

Dabei kann es nicht nur darum gehen, Dokumente (explizites Wissen) wie Pakete von einem Absender nach einem Empfänger zu befördern. Denn oft ist der wichtigste Teil des Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden (stilles, tazites Wissen).

 Im Rahmen des Wissensaustausches (englisch 'knowledge sharing') geht es also primär um den persönlichen Austausch  zwischen Mitarbeiter mit seinen wichtigen sozialen und kulturellen Aspekten.

Dieser Prozess ist eine zwingende Voraussetzung um isoliert vorhandene Dokumente, Kenntnisse oder Erfahrungen für die gesamte Firma nutzbar zu machen.